כל עסק מאופיין בתהליכים עסקיים הייחודים לו. תהליך עסקי הינו סדרת פעולות המבוצעות על ידי מספר שונה של מעורבים ,בזמנים שונים ולעיתים במקומות שונים. מה שמאחד את כל המעורבים בתהליך עסקי היא העובדה כי ישנה מטרה משותפת. מערכות המידע השונות הם כלי שמסייע לעסקים במימוש הפוטנציאל ובאמצעותן ניתן לייעל ולשפר את פעילותו של העסק. ישנן מגוון מערכות שעשויות לסייע לבעלי עסקים, ביניהן: מערכת CRM, מערכת ERP ומערכת HR. כמו כן, ישנן מערכות של אתרי אינטרנט. מכיוון שהמערכות שונות זו מזו, על כל עסק לבחון את מטרותיו ובהתאם להן לבחור את המערכת המתאימה ביותר לצרכיו.
מהי המערכת המתאימה ביותר עבור העסק?
כדי לדעת באיזו מערכת לבחור, חשוב להבין מהן הדרישות של בית העסק וכיצד הוא מעוניין להשתמש במערכת. כדי לבחור את המערכת המתאימה יש להחליט מהי מטרת השימוש ולהבין מהן הדרישות של הבעלים, המנהלים, העובדים הבכירים, העובדים הזוטרים ויתר המשתמשים במערכת.
אפיון מערכת כשלב מקדים
אפיון מערכת כהגדרתו הוא אוסף הדרישות שהמערכת אמורה לספק לכלל בעלי העניין. חשוב מאוד לאפיין את המערכת באופן מקיף ויסודי כדי למנוע תקלות בהמשך. אפיון מדויק יקל על התהליך ויאפשר להבין את ייעוד המערכת הרצויה. מומלץ להכין מסמכים שמדגישים את הקשיים שיש לבית העסק, מסמכים שמאפיינים את המפרט של המערכת, ציון המערכת הנוכחית בה העסק משתמש ומהן בעיותיה של המערכת. מסמך אפיון גם כולל בתוכו התייחסות לאופן ההטמעה של המערכת, לבעיות הצפויות וכמו הצגת תיאור התשתיות הנחוצות למערכת, את הרכיבים הנחוצים, את האופן בו הם ייבנו ויחוברו למערכת.
מסמך אפיון מערכת כולל בתוכו תרשימי זרימה של אופן השימוש במערכת, תרשימי זרימת נתונים וכמו כן מגדיר את מהו התקציב שמייעדים לפיתוח של המערכת. לאחר שהדרישות יובנו וכל הפרמטרים הדרושים ייכתבו בצורה מסודרת ומפורטת, יהיה ניתן להמשיך בתהליך.
מאחר ואפיון מערכת מסייע בהגדרת הצרכים של העסק ומסייע במניעת מצבים בהם העסק המתפתח לא מבין את התהליכים המלאים בשרשרת הפעולות הכנתו היא הכרחתי. לא מומלץ לבחור מערכת ללא הבנת צרכי העסק באופן מלא. בחירת מערכת לא מדויקת, מובילה להפסד זמן וכספים, על כן, יש להשקיע את הנדרש ולייצר אפיון מדויק ככל אשר ניתן ורק אז להתחיל בפיתוח.
למידע נוסף על שירותי ERP שונים, אתם מוזמנים להכנס לאתר הבא: https://www.rotlein.co.il/.