ניסוח מכתב ערעור: איך לגרום להם להגיד לך "כן" אחרי שכבר אמרו לך "לא"?
אז קיבלת דחייה. מכתב התשובה שקיבלת היה מנומס, מנוסח היטב, וכמעט גרם לך לחשוב שזה לא אישי. אבל זה אישי, נכון? בין אם זאת אוניברסיטה שחלמת ללמוד בה, צו מילואים שרצית מאוד לוותר עליו, דוח תנועה שלא מוצדק, או שיחה קשה מול מחלקת התמיכה של ספק האינטרנט שלך (אל תתחיל אותי בכלל)—כולנו נתקלנו בסיטואציה שבה היינו צריכים לכתוב מכתב ערעור. איך כותבים ערעור שפשוט אי אפשר לסרב לו—בלי לאבד את השפיות בדרך? טוב שעצרת פה, כי תכף תקבל את התשובות.
ניסית פעם להתחנן למכונה של משקאות שתוציא לך פחית בחינם?
כן, אני יודע, זו נשמעת שאלה מוזרה. אבל תחשוב על זה רגע: הפעם הראשונה שאתה שולח מכתב רשמי דומה בדיוק לניסיון לשכנע מכונה של שתייה להעניק לך פחית בחינם. המכונה לא מרגישה רחמים, המכונה לא מתרשמת מהדרמה שלך, והמכונה באמת לא מתכוונת לשנות את דעתה סתם ככה. העניין הוא שכמו המכונה הזו, מאחורי המכתב ששלחת יש אנשים עם כללים וחוקים. השאלה היא איך לגרום לאנשים האלה להבין שהם פשוט חייבים לשנות את החלטתם. כן כן, גם בלי איומים, שוחד או התבכיינות מוגזמת.
3 טעויות נפוצות שכולם עושים במכתבי ערעור (אל תכחיש, גם אתה!)
- "אני נורא עצוב ומאוכזב": לכולם קשה. לתאר רגשות זה נחמד, אבל בלי הוכחות או נתונים, אף אחד לא יתרגש. זה לא סיפור טורקי, זו הבירוקרטיה.
- "אתם עשיתם טעות חמורה!": לעולם אל תיגש ישירות להתקפה. אם תכתוב למישהו שאתה חושב שהוא אידיוט, כמה חשק יהיה לו להגיד לך "כן"?
- "פעם שעברה נתתם למישהו אחר…": ברוכים הבאים להורות: "אבל אימא, לאח הקטן שלי נתתם להיות ער עד 11!". אף ארגון לא אוהב הקבלות לא הוגנות וילדותיות.
הנה דוגמא אמיתית ומנצחת לערעור (כן, כזו שבאמת עובדת)
החלטתי לפנק אותך בדוגמא מציאותית וקצת מצחיקה שתוכל להתאים לכל מקרה—בהתאמות קלות כמובן:
הקדמה (קצר, ברור ובלי קיטש)
"שלום רב,
בתאריך XX.XX.2023 התקבלה החלטה לפיה בקשתי ללימודי תואר שני נדחתה. מבקש לערער על ההחלטה ולבחון שנית את ענייני לאחר שתעברו על נתוני ההישגים שייתכן שלא היו ברורים במועד קבלת ההחלטה."
עובדות ונתונים (כי "סתם תחושה" לא עובר אצל פקידים)
- ציינו עובדה חדשה או שלא צוינה מספיק בבירור, לדוגמה: "נרשם בטעות במערכת ממוצע ציונים נמוך מהמציאות: בפועל ממוצעי הוא 89 ולא 79".
- מכתבי המלצה חדשים, המלצות שהתקבלו לאחר המועד האחרון, או אישורים רפואיים שאתה מרגיש שחייבים לראות לפני שיקבלו החלטה.
- הסבר קצר ואישי (ממש קצר, בלי "אמא שלי ממש תתבאס אם לא אתקבל") על למה בדיוק מגיע לך לקבל את מה שאתה מבקש.
סיום מנצח שהוא פשוט "סוכרייה מתוקה" לבירוקרטים
"אעריך עד מאוד בחינה מחודשת של פנייתי על סמך הנתונים החדשים שהוצגו ופתוח לכל מידע נוסף או תהליך שיידרש מכם."
5 שאלות שכנראה עולות לך בראש עכשיו (עם תשובות, כדי שלא תגיד שחסכנו עליך)
- "תוך כמה זמן רצוי לשלוח ערעור?"
כמה שיותר מהר, רגע—אבל בלי לחץ ובלי התלהמות. עד שבועיים גג. - "אני צריך לכתוב את המכתב בעצמי או לשלם לאיש מקצוע?"
אם הגעת עד פה—אתה כנראה יכול לבד! בעולם האקדמיה והבירוקרטיה, אותנטיות חשובה. פשוט תעזר ב"פטנט" הזה שקראת פה. - "מה אם אומר לי לא פעם שנייה?"
קודם כל, צחק על עצמך רגע, תנשום עמוק ותשחרר. ואז תבדוק אם יש לך אפשרות שנייה או חלופה. אם לא, החיים באמת ימשיכו. - "כמה ארוך או קצר צריך להיות המכתב?"
קצר מספיק שהפקיד לא ירדם באמצע, אבל ארוך מספיק להסביר את הטיעונים שלך (כעמוד אחד או שניים מקסימום). - "אני יכול לכתוב ערעור בצחוק, כמו בפוסט בפייסבוק?"
אפשר לשלב נגיעות של הומור, אבל אל תגזים. תזכור שמאחור יש אנשים שלובשים חליפה בכל בוקר—ולעיתים לא מחייכים בקלות.
האם מכתב ערעור באמת יכול לשנות משהו או שאנחנו סתם מבזבזים פה זמן?
ברצינות, תבדוק שוב את הנתונים: סטטיסטית, 40-60% מהערעורים בעולם האקדמי, העסקי ואפילו המשפטי מצליחים לפחות חלקית. כלומר, אם מראש החלטת שזה לא יעבוד, אז למה הגעת עד לפה? עמוק בפנים, גם אם לא תסכים להודות בזה, אתה יודע שערעור יכול לעבוד—כל עוד תופסים את הצד השני בזווית הנכונה ומתמקדים בעיקר ולא בפחדים שלך.
נסה לשלב בין הנתונים להיגיון, בין נחישות להומור עדין, ובעיקר—כתיבת ערעור שעושה חשק למי שמקבל אותו להגיד: "אתה יודע מה? בסדר. קנית אותי!"
אז בפעם הבאה שתקבל מכתב דחייה קריר ומתנשא—לפני שתמשיך להתעצבן או להחליט לוותר, חזור למדריך הקטן והמצחיק הזה ופשוט תתחיל לכתוב. כי בינינו, אין לך שום סיבה לוותר מראש. בהצלחה!