איך כותבים מכתב ערעור בצורה נכונה ומשכנעת

הערעור נדחה? כך תכתבו מכתב ערעור שאי אפשר לעמוד בפניו!

זה קורה לכולנו. ממש כמו הטעם המר של קפה שרוף בבוקר, ככה גם לקבל הודעה ש"הבקשה שלך נדחתה״ יכול להרגיש. פתחתם את המייל, העיניים רצו במהירות לשורה המוכרת הזו, והלב צנח לתחתית של הכיסא. אבל רגע, לפני שאתם משתטחים על הרצפה להכין קפה שחור נוסף – יש מה לעשות, ואפילו בצורה כיפית, חכמה ובעיקר – יעילה. מוכנים ללמוד את אומנות הערעור ולוודא שהפעם יקשיבו? שימו את הכוס בצד והמשיכו לקרוא!

לפני שמתחילים – 3 שאלות שלא העזתם לשאול על ערעורים

"מה בדיוק אפשר להשיג במכתב ערעור? זה בכלל עובד?"

אתם בטח מדמיינים את האדם שקורא את הערעור שלכם עסוק בלטגן חביתה ולצפות בנטפליקס תוך כדי. אבל האמת מפתיעה בהרבה – ברוב הארגונים ערעורים נבדקים בפועל ומתייחסים אליהם ברצינות. במילים אחרות, לא רק שזה עובד, זה יכול להיות בדיוק מה שיזיז את המחוג לצד שלכם.

"כמה ארוך צריך להיות מכתב ערעור כדי שיעבוד?"

התשובה מפתיעה (ומערערת?) – לא ארוך מידי! מכתב קצר וברור שעשוי נכון יהיה יעיל בהרבה ממכתב ארוך, מתפלסף ומייגע שיישלח במהירות לפח הזבל. תאמינו לי.

"האם להשתמש בהומור במכתב ערעור? זה לא סיכון?"

כאן נכנס אלמנט הזהירות (אתם בכל זאת בטח לא שולחים להנהלת מס הכנסה בדיחה על דובי קוטב וכרטיסי אשראי). ועדיין, נגיעה קלה של הומור עדין או סרקזם עדין יכולה להפוך את הקורא מעייף ומרוגז למעניין וסקרן. רק לא להגזים!

5 שלבים לכתיבת מכתב הערעור המושלם (גם אם אתם שונאים לכתוב!)

שלב 1 – ההתחלה: אל תרחמו על עצמכם (לפחות לא בטקסט)

הטעות מספר 1 של רוב הכותבים היא שהם מתחילים לרחם על עצמם – והקורא מתכווץ אי שם מעבר למסך. אתם לא זקוקים לאמפתיה, אתם זקוקים לתוצאה. פתחו באופן חד וברור עם משפט שיתפוס את הקורא ויבהיר למה יש סיבה טובה להקשיב לכם שוב.

שלב 2 – תכל'ס, מה קרה פה?

כתיבה ממוקדת זה שם המשחק. הסבירו בצורה שקופה וקצרה למה לדעתכם נפלה שגיאה בהחלטה שהתקבלה כלפיכם. אל תנסו להוציא את עצמכם צודקים במאת האחוזים – היו כנים, ענייניים ומכבדים במיוחד! ונכון, להוסיף נתונים ועובדות תמיד עוזר.

שלב 3 – סיפור קצר (ולא משעמם!) תמיד עובד

"בבוקר שבו שלחתי את המסמכים, הכלב שלי בדיוק אכל את המטען של הלפטופ"… כן, זה מוגזם. אבל סיפור סופר קצר (ואמיתי כמובן!) שימחיש את הסיבה שלכם לערער יהפוך את הערעור שלכם מאוסף מילים אפרורי למשהו שקל יותר לזכור. ספרו סיפור קצרצר שמתאר סיבה הגיונית אבל לא מוגזמת לערעור שלכם.

שלב 4 – נגיעה אחת של רגש

כן, גם האדם שמקבל את הערעור שלכם הוא בן אדם. הכניסו משפט אחד שיש בו מעט אמוציה. "לא אשקר, הופתעתי והתאכזבתי כשהבקשה הראשונית נדחתה" זה נהדר. "בכיתי שבועיים ונזקקתי לתמיכה פסיכולוגית" – זה קצת פחות (או אולי יותר מדי).

שלב 5 – סיימו כמו מקצוענים ולא כמו מתחילים

אל תסיימו בנימה מתנצלת או מתחננת. סיימו עם משפט קצר וממוקד שמשדר בטחון עצמי ועם קריאה ישירה לפעולה. לדוגמה: "אודה לכם על בחינה מחודשת של הבקשה ואשמח לספק כל מידע נוסף שיידרש". זהו, קצר ומכובד.

4 טעויות קריטיות שיהרסו כל ערעור שתגישו (וגם את מצב הרוח שלכם!)

• לקחת את זה אישית – אל תהפכו את זה למאבק אישי! האגו שלכם לא חלק מהעניין.
• שפה גבוהה מדי ומסוגננת מדי – פחות זה יותר!
• שליחת מכתב עצבני בזעם של הרגע– תנשמו, תירגעו ותקראו שוב לפני הלחיצה הגורלית "שלח".
• להיות מפוזרים ולא מאורגנים – יצרו סדר והקפידו על פסקאות קצרות וברורות.

שאלות ותשובות קצרות ששווה לקרוא (תתפלאו כמה תועלת הן יתנו)

• "צריך עורך דין כדי לכתוב ערעור?" לרוב לא! זה מגיע רק במקרים מסובכים במיוחד.
• "כמה זמן ייקח לקבל תשובה?" זה תלוי בארגון – אבל סבלנות משתלמת.
• "מה אם הערעור נדחה שוב?" – הרצפה תמיד תהיה שם, אבל קפה חדש יעזור לכם להמשיך לשלב הבא!
• "למי לשלוח את מכתב הערעור?" הכי טוב ישירות לגורם המקצועי שקיבל את ההחלטה המקורית, או לגורם אחד בדרגה מעל.
• "האם באמת קוראים את הערעורים?" בהחלט, אם רק כתבתם אותם כמו שצריך.

רגע לפני שנפרדים – זכרו: מכתב ערעור הוא הזדמנות שנייה (וקצת מסוגננת)

אל תשכחו – מכתב הערעור שלכם יכול להיות כרטיס הזהב שלכם לתשובה חיובית, או לפחות לסיבוב נוסף של דיון. כן, לפעמים זה מעצבן, ולפעמים זה נראה לא פייר. אבל קחו נשימה, קומו מהכיסא, הכינו קפה (בלי לשרוף אותו, בבקשה) וישבו לכתוב את הערעור שיהפוך את ההחלטה ויפתח לכם דלתות שכבר חשבתם שסגורות באזיקי פלדה.