מכתב בקשה להעברת גן – דוגמה שתעזור לכם באמת

איך לכתוב מכתב בקשה להעברת גן בלי לאבד את השפיות (ואת החיוך)?

בואו, בינינו – מי ידע שהעברה של הילד מגן אחד לשני יכולה להיות יותר מורכבת מהנחתת חללית על מאדים? אם אתם קוראים את השורות האלה, כנראה שגם אתם נתקלתם במשימה הבלתי אפשרית הזאת: לכתוב למנהלת אגף החינוך בעירייה, לגננת, או לוועדת החריגים מכתב שממש יסביר למה בדיוק הילד המתוק והמיוחד שלכם צריך לעבור גן ממש עכשיו. נשמע פשוט, נכון? אבל בואו נהיה כנים – העולם הטכנולוגי הפך אותנו לאנשים שכבר כמעט שכחו לכתוב עם עט ודף נייר. וזה בסדר, בדיוק בשביל זה אנחנו כאן – כדי לעזור לכם להתמודד עם האתגר הזה בצורה קלילה, מצחיקה ומאוד יעילה.

למה בכלל צריכים מכתב כזה בשנת 2024?

קודם כל, בואו נשים את הדברים על השולחן: כולנו היינו מעדיפים שפשוט תהיה איזו אפליקציה נחמדה שתעביר את הילד שלנו בלחיצת כפתור מהגן של דנה לגן של רינה. אבל מסתבר שמשרדי החינוך עדיין לא הפנימו את הקונספט של "הייטק ופשטות". אז עד שזה יקרה, הם דורשים מאיתנו לכתוב (כן, ממש לכתוב!) מכתבים מנומסים ורשמיים עם תחנונים משל היינו דמות ברומן ויקטוריאני.

אבל למה בעצם להעביר גן?

• המרחק ארוך מדי – מי רוצה לקום אפילו דקה מוקדם יותר? בדיוק, אף אחד.
• בעיות חברתיות – כי הילדה של השכנים היא אמנם מתוקה לאללה, אבל מסתבר שהבת שלכם לא ממש סובלת אותה.
• גישה חינוכית מתאימה יותר – אולי גיליתם פתאום שיש גן אנתרופוסופי שמגיש מרק קינואה, וחייבים לעבור מיד!
• סיבה טכנית כמו שינוי מקום מגורים, כי מי חשב שהחלטתם לעבור דירה באמצע השנה?

בשורה התחתונה – סיבות יש בשפע, אבל איך מגישים אותן בצורה משכנעת, בלי שהצד השני יירדם או גרוע מזה, יתעצבן?

3 טעויות קלאסיות שלא כדאי לעשות במכתב שלכם (תיזהרו, אתם עוד עלולים להיות אגדות משרד החינוך)

1. להיות דרמטיים מדי (לא, הילד שלכם לא בוכה כל הלילה)

"גן התפוחונים מהווה טראומה נפשית לילדינו האומללים!!!" – לא, אל תעשו את זה. נכון שזה מפתה, אבל תאמינו לי, המפקחת שקוראת את זה לא תשתכנע. היא פשוט תגלגל עיניים, תצחק קצת, ומקסימום תשמור את המכתב שלכם במגירה שלה לפינת הבדיחות השבועית.

2. להיות רשמיים כאילו אתם פונים לממשלת שוויץ (לא, לא צריך צוואה)

"רצ"ב בקשתי הרשמית והמבוקרת להעברת ילדי הצעיר בן השלוש…" – אתם כותבים למשרד חינוך, לא מבקשים הלוואת מיליארד דולר מקרן המטבע העולמית. תהיו אנושיים, קלילים ופשוטים – זה תמיד מנצח.

3. ארוך מדי ומסורבל מדי (לא, לא כותבים דוקטורט)

חברים, קצר, ברור וענייני הוא המנצח הרשמי של כל הבקשות. תחשבו על מסרוני וואטסאפ – מי אוהב לגלול ארבעה עמודים של חפירות? אף אחד. אז אל תעמיסו. כמה פסקאות קטנות ונחמדות יספיקו בהחלט.

אז… איך לכתוב את המכתב האידיאלי שיעביר את הילד שלכם גן?

קחו נשימה עמוקה, שימו את הקפה ליד, הנה הנוסחה הסודית שלכם:

• פתיחה מנומסת וחיובית: "שלום רב," (לא צריך להגזים)
• משפט אחד פשוט וברור על מהות הבקשה: "אבקש לבדוק אפשרות להעביר את בני, יונתן, מגן כרמל לגן הגפן."
• סיבה פשוטה ועניינית: מרחק, צרכים מיוחדים, מצב אישי או חברתי.
• הוסיפו משפט קצר ואנושי על ההשפעה החיובית של ההחלטה המבוקשת: למשל, "מעבר לגן הגפן יאפשר ליונתן לחוות סביבת לימודים שמתאימה יותר לאופיו הרגיש."
• סיימו עם קצת אופטימיות ומודים מראש: "אשמח מאוד לתשובה חיובית, ואודה על תשומת הלב וההבנה."

רואים איזה פשוט זה? תביאו קצת טאץ' אישי ואנושי, וזה הכל. אל תספרו להם את סיפור חייכם, ומצד שני אל תחשבו שהפיכת המכתב לחידה הגיונית תקדם את הבקשה שלכם.

רגע… יש לי עוד כמה שאלות!

כמה זמן לוקח לענות על בקשה כזו?

זה תלוי בפקידה, במצב הרוח, ובעונה של הסדרה האהובה שאתם מפריעים לה לראות. בינינו? בין שבוע לשבועיים.

האם כדאי להוסיף אסמכתאות רשמיות?

לא תמיד חובה, אלא אם כן הבקשה שלכם ממש מורכבת, ואז טיפת דוקומנטים קטנה לא תזיק.

למי אני אמור לשלוח את הבקשה?

בתחילה לגננת ולמזכירת אגף החינוך בעירייה שלכם. אל תשלחו את זה לראש העיר, הוא עסוק באינסטגרם כרגע.

האם יש מכתבים שנדחים רק בגלל איך שהם כתובים?

במציאות הכואבת? בהחלט כן. אבל בגלל זה אנחנו פה איתכם, לדאוג שזה לא יקרה לכם.

לשלוח במייל או על דף ממש?

אם לא עברתם שנות ה-90, שלחו מייל פשוט וברור ותשמרו על העולם.

מוכנים לצאת לכבוש את חומת אגף החינוך?

הנה, עכשיו יש לכם ביד כללים ברורים ופשוטים לכתיבת המכתב המושלם להעברת גן. תהיו ענייניים, סבלניים ואנושיים, וקחו הכל בפרופורציה. מקסימום, אם לא מצליח, תמיד נחכה שיגיע מישהו ויפתח לנו אפליקציה לזה. עד אז, שיהיה בהצלחה!