מה זה טופס W9 ולמה אתם חייבים להכיר אותו

W9 – הטופס הקטן שעושה הרבה רעש: מה זה ולמה כולם בארצות הברית משגעים אותי עליו?

אם אי פעם עשית עסקים עם חברה אמריקאית, שמעת על הטופס W9. אולי קיבלת אי-מייל מפתיע כמו: "היי, אנחנו חייבים שתמלא לנו W9 דחוף!!!" ואז נשארת מבולבל: W9? זה איזה סוג של רכב חשמלי חדש, דגם רובוט או שם הקוד של משקה אנרגיה שאנחנו עוד לא מכירים? ובכן, חברים, לא זה ולא זה. הצטרפו אליי להרפתקה קצרה, משעשעת וסופר פרקטית שבה נלמד אחת ולתמיד מה עומד מאחורי טופס המס הכי מדובר (והכי פחות מובן) בעולם העסקי האמריקאי.

"טופס W9??" – 3 שאלות שבטח שאלת את עצמך ברגע הראשון

כששמעת לראשונה את המונח "W9", בטח עלו בך כמה שאלות קריטיות ומלחיצות כמו:

• רק שנייה, האם הסתבכתי עם ה-IRS ועכשיו ה-FBI הולך לדפוק אצלי בדלת?
• האם אני באמת חייב למלא את הדבר המוזר הזה?
• האם הם ידרשו ממני גם דגימת דנ"א בפעם הבאה?

ובכן, תוכלו להירגע (לפחות בינתיים), ולהמשיך לקרוא בנחת – התשובות הרבה יותר משעממות ופשוטות ממה שאתם מתארים לעצמכם.

טוב, אז תכל'ס, מה זה בכלל טופס W9?

הרשו לי לפשט לכם את הסיטואציה באופן הכי ישיר: ה-W9 הוא טופס אמריקאי פשוט שמיועד לאיסוף מידע בסיסי על עסקים או אנשים פרטיים שמספקים שירותים לחברות בארצות הברית. בקיצור, הוא הדרך הפשוטה והקצרה של האמריקאים לומר: "היי, מי אתה בדיוק, איך קוראים לך, ומה מספר תעודת הזהות (או יותר נכון, המס) שלך?". זה הכל! אין כאן שום קונספירציה, שום סוכן סמוי וכנראה גם אף אחד לא עוקב אחריכם (לא היום, לפחות).

מי ולמה בכלל צריך את המידע הזה?

• מי מבקש? החברות המשלמות לך תשלומים בארה"ב.
• למה מבקשים? כי על החברות האמריקאיות חלות חובות דיווח קפדניות מול רשויות המס (IRS), וכדי לבחון למי שילמו, כמה שילמו והאם הכל דווח כדין, הן חייבות לשמור נתונים של כל עסק או ספק – שזה, מסתבר, כולל גם אותך.

חשבת פעם שהאמריקאים פשוט אוהבים בירוקרטיה ודפים? הנה הוכחה רשמית שזה כנראה נכון!

"האם אני חייב לעבור ניתוח כדי למלא W9??" – איך למלא את הטופס בלי לאבד את השפיות (או את ההומור)?

פה החדשות הטובות: מילוי הטופס הוא קצר, מהיר ולמען האמת כמעט לא כואב בכלל (אלא אם כן יש לך אלרגיה לדיו). הנה כל מה שאתה באמת צריך לדעת:

• שם העסק או שמך הפרטי והמשפחה (אם את/ה עצמאי) – פשוט, נכון?
• סוג העסק שלך – עצמאי, שותפות, חברה, או שזו בכלל סתם תחביב של אחרי הצהריים?
• מספר זיהוי המס שלך (TIN – או EIN במקרים מסויימים) – המספר שאותו קיבלתם מרשות המיסים האמריקאית או לחלופין מזה הזהות הפרטי שלכם.
• חתימה, תאריך וכמה לחיצות עכבר פשוטות – וזהו. נגמר.

רגע, זהו? כן כן חברימ'ה, ממש ככה. יותר פשוט מזה? רק הצהרת בריאות בטיסה לאילת.

כמה טעויות נפוצות (ומיותרות!) שכדאי להימנע מהן כשממלאים W9

• "אויש, שכחתי למלא מספר מס. אפשר לוותר?" לאאא. חובה למלא את המספר המדויק. אין קיצורי דרך בממלכת הדוד סם.
• "ניסיתי לחתום עם אימוג'י של סמיילי – למה לא אישרו לי את זה?" חמוד, אבל ה-IRS לא יתייחס לזה בחיוך.
• "סימנתי חברה בע"מ כי זה נשמע לי יותר מקובל, כשלמעשה אני פרילנסר" חבר, חוסר דיוק כזה הוא הדגל האדום הראשון לשיחת טלפון מעצבנת מפקיד שקדן במיוחד.

כמה שאלות מצחיקות (אבל רציניות!) שנשאלתי בעבר על W9 והנה התשובות האמיתיות שלי:

שאלה 1: האם ברגע שמילאתי την הטופס, אני חייב להתחיל לשלם למס הכנסה האמריקאי?

תשובה: לא, הטופס W9 עצמו הוא בסך הכל מסירת מידע. את נושא המיסוי והדיווח אתה מסדיר בנפרד בהתאם לכללי המדינה שלך.

שאלה 2: ואם לא אמלא, מה הם יעשו לי?

תשובה: במקום להיכנס לכלא, ייתכן שפשוט ינכו לך 24% מהתשלומים כ"קנס" מס. לא חבל על הכסף?!

שאלה 3: הלכתי לאיבוד בטופס W9. אפשר לשאול את עורך הדין שלי?

תשובה: אתה אמור למלא את הטופס לבד. באמת שאין צורך בעו"ד, מנהל חשבונות צמוד או שמאן.

טופס W9 – אז למה הוא בכל זאת חשוב ולמה לא כדאי להתעלם ממנו?

עם כל הציניות, ההומור והתסכול מהבירוקרטיה, חשוב לזכור שטופס W9 לא נוצר כדי להציק לך. הוא פשוט מאפשר לעסקים האמריקאיים להישאר חוקיים, לעשות סדר, ולשלם לך בדיוק בזמן וללא טעויות. פינוי של 10 דקות בלוח הזמנים שלך כדי למלא אותו יכול פשוט לחסוך המון כאבי ראש והוצאות מיותרות בעתיד.

לסיכום, או כמו שאומרים באמריקאית – Bottom line

ה-W9 הוא אולי לא הטופס המסעיר בעולם, אבל הוא פשוט, קצר, קל וברור. תפסיקו להתייחס אליו כאל מפלצת בירוקרטית מבעיתה ותחשבו עליו יותר כמו כוס קפה שבאמת היה עדיף כבר לסיים לשתות לפני שהיא מתקררת מדי. קדימה, למה מחכים? לכו מלאו ותחזרו לעסק האמיתי שלכם – לעשות כסף ולהמשיך להתלונן על הטפסים שמשגעים אותנו.